Polityka Prywatności

zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych- (Dz.U. UE, L z 2016, nr 119, poz. 1) zwaną dalej rozporządzeniem RODO oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204z zm.), a także ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018, poz. 1000), oraz ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t. j. Dz. U. 2014 poz. 243, z późń. zm.), art. 221 Kodeksu Pracy (Dz.U.2018.0.917).

Administrator Twoich danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkownika w postaci: Robert Pietrzak NIP: 6262781326, REGON: 241963737 Mariusz Pietrzak, NIP: 6262818578, REGON: 241963720, wspólnicy prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w oparciu o umowę spółki cywilnej pod firmą Bracia Pietrzak S.C. Robert Pietrzak Mariusz Pietrzak. z siedzibą w Gliwicach, ul. Pszczyńska 192, 44-100 Gliwice, NIP 626 299 70 26, REGON 241956890, zwanymi dalej „Administratorem” lub/oraz „Bracia Pietrzak”.

Dane kontaktowe

Jako Administrator nie wyznaczyliśmy inspektora danych osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Braci Pietrzak oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych użytkownik może kontaktować się pod adresem email: biuro@braciapietrzak.pl lub pisemnie Bracia Pietrzak S.C. Robert Pietrzak Mariusz Pietrzak., ul. Pszczyńska 192, 44-100 Gliwice dopiskiem „Dane osobowe”.

Zakres przetwarzania danych osobowych

• imię, nazwisko,
• adres korespondencyjny (zamieszkania/dostawy),
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane osobowe w art. 221 Kodeksu Pracy,
• IP użytkownika,
• numer rachunku bankowego,
• informacje o płatnościach i zadłużeniu.

Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna

• realizacja umów zawartych z Administratorem – wykonanie umowy, której stroną jest użytkownik, lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy zmierzających do jej zawarcia – podstawa prawna – art. 6 ust. 1 pkt b rozporządzenia RODO,
• w odniesieniu do danych osobowych w postaci adresu IP użytkownika, nazwa domeny, typu przeglądarki, typu systemu operacyjnego, przetwarzanych w celu prowadzenia i funkcjonowania serwisu internetowego www.braciapietrzak.pl, w tym zbierania danych automatycznie w toku wizyt użytkownika ww. serwisie – podstawa prawna – art. 6 ust 1 f w związku z art. 22 rozporządzenia RODO,
• nawiązania kontaktu z użytkownikiem w celu uczestniczenia przez niego w procesie rekrutacyjnym prowadzonym przez Administratora w zakresie naboru na wolne stanowisko pracownicze, m.in. za pośrednictwem www.braciapietrzak.pl – podstawa prawna – art. 6 ust 1 pkt a i b RODO w związku z art. 221 Kodeksu Pracy.
• wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych (w szczególności: wystawianie i przechowywanie faktur/dokumentów sprzedaży i innych dokumentów księgowych, rozpatrywanie reklamacji) – podstawa prawna – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – art. 6 ust. 1 pkt c RODO,
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń – podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora polegający na czynnościach podejmowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – art. 6 ust. 1 pkt f RODO,
• weryfikacji wiarygodności płatniczej – podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej, w związku z tym rozszerzanie rynku zbytu oferowanych towarów i usług – podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 pkt f RODO,
• nawiązania kontaktu z użytkownikiem: dane te są niezbędne do umożliwienia kontaktu z użytkownikiem, w celach związanych bezpośrednio z funkcjonowaniem spółki Administratora., w tym serwisu internetowego www.braciapietrzak.pl, np. przygotowania wyceny produktów i usług oferowanych przez Administratora- podstawa prawna – art. 6 ust 1 pkt b i f RODO,

Czas przechowywania Twoich danych osobowych

Dane osobowe użytkownika będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania zadań Administratora oraz realizacji obowiązków archiwizacyjnych, które wynikają z przepisów prawa w tym przepisów o rachunkowości.

W przypadku roszczeń, dane osobowe użytkownika będą przetwarzane do momentu ich przedawnienia, wynikającego z norm prawnych zawartych w Kodeksie cywilnym lub innych przepisów prawa, jeżeli taki wymóg powstanie, nie dłużej jednak niż 6 lat w zakresie roszczeń cywilno- prawnych, w zakresie roszczeń mających swoją podstawę na mocy przepisów Kodeksu Pracy nie dłużej niż 10 lat, od dnia uzyskania zgody na przetwarzanie, lub wykonania pierwszej czynności związanej z przetwarzaniem danych osobowych danego użytkownika.

Po upływie ww. terminów dane osobowe użytkownika będą usuwane lub/i poddawane anonimizacji – tj. nieodwracalnemu procesowi szyfrowania danych osobowych, niepozwalającemu w żaden sposób na zidentyfikowanie osoby, której dane osobowe d Dane osobowe użytkownika będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania zadań Administratora oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Odbiorcy Twoich danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym takie dane na zlecenie Administratora, w tym podmiotom zapewniającym Braciom Pietrzak wsparcie IT, partnerom handlowym Administratora, firmom świadczącym usługi doradcze m.in. podmiotom przetwarzającym dane osobowe w celu windykacji należności, agencjom marketingowym w celu prowadzenia w imieniu Braci Pietrzak kampanii reklamowych i promocyjnych, przy czym takie podmioty posiadają prawo do przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie umowy z Braćmi Pietrzak, w zakresie wyłącznie określonym taką umową (tzw. umowa powierzenia).

Prawa osoby, które dane osobowe dotyczą

Użytkownik:

• ma prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych. W szczególności przysługuje mu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, a także w celach analitycznych,
• w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda użytkownika, posiada prawo cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
• w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy/świadczenia usług lub przetwarzane na podstawie zgody – przysługuje mu prawo do przenoszenia danych osobowych. W takiej sytuacji otrzyma on od Braci Pietrzak swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego. Użytkownik może przesłać te dane innemu administratorowi danych,
• posiada również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. Może to zrobić na adres Bracia Pietrzak S.C. Robert Pietrzak Mariusz Pietrzak., ul. Pszczyńska 192, 44-100 Gliwice lub na adres e-mail: biuro@braciapietrzak.pl, albo też do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

Źródło pochodzenia danych osobowych

• informacja pozyskana bezpośrednio od użytkownika np. przy zawieraniu umowy na wykonanie naszych usług, w trakcie procesu rekrutacyjnego,
• Internet (w szczególności: baza Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności G ospodarczej, baza wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego, strony i serwisy internetowe, na których zostały zamieszczone dane osobowe użytkownika, formularze kontaktowe znajdujące się na www.braciapietrzak.pl),
• partnerzy handlowi Administratora.

Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora są przekazywane poza EOG. W związku z podjętą przez Braci Pietrzak współpracą z podmiotami powiązanymi i usługodawcami mającymi siedzibę poza EOG, dane osobowe użytkownika mogą być przekazane do następujących państw niebędących członkami EOG: USA. Komisja Europejska w dniu 12 lipca 2016 r. przyjęła decyzję w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych (Program Tarcza Prywatności UE-USA), która umożliwia przekazywanie danych osobowych obywateli UE, zapewniając przy tym odpowiedni standard bezpieczeństwa ww. procedurom.

Nagrywanie rozmów telefonicznych i call tracking

Jeśli dzwonisz do nas lub odbierasz telefon od nas, Twoja rozmowa jest nagrywana. Poniżej tłumaczymy dokładnie, co to znaczy, dlaczego to robimy i jakie masz prawa.

Twoje połączenie może zostać obsłużone przez asystenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji (AI VoiceBot). W takiej sytuacji VoiceBot:

• poinformuje Cię, że rozmowa jest nagrywana i odeśle do niniejszej polityki
• zada Ci pytania dotyczące m.in. interesującej Cię usługi, marki i modelu pojazdu, tego czy auto jest nowe czy używane oraz preferowanego terminu kontaktu
• przekaże zebrane informacje do naszego systemu (np. CRM HubSpot), aby nasz pracownik mógł się z Tobą skontaktować

Dane z rozmowy z VoiceBotem podlegają takim samym zasadom jak inne nagrania (cele, podstawy prawne, odbiorcy, okres przechowywania).

Po co nagrywamy rozmowy?

• Jakość. Żeby trzymać jakość obsługi — uczymy zespół na realnych rozmowach, a nie na teorii.
• Dowód. Żeby w razie sporu (reklamacja, niejasne ustalenia, nieporozumienie) mieć obiektywny zapis tego, co padło. Chroni to i Ciebie, i nas.
• Organizacja pracy. Żeby kontrolować, jak nasz zespół korzysta z narzędzi służbowych — to wynika z Kodeksu pracy.

Jakie Twoje dane wchodzą w grę?

• nagranie głosu (czyli sam dźwięk rozmowy),
• treść tego, co mówisz,
• Twój numer telefonu,
• data i godzina rozmowy, czas trwania,
• inne dane, które sam podasz w rozmowie (np. imię, adres, numer pojazdu, dane do faktury).

Nie nagrywamy rozmów prywatnych ani rozmów między pracownikami. Nagrywane są wyłącznie rozmowy służbowe — z klientami, kontrahentami, dostawcami.

Na jakiej podstawie to robimy?

Komu przekazujemy nagrania?

Korzystamy z systemu Ringostat to dostawca, który technicznie obsługuje nagrywanie rozmów i przechowuje pliki. Ringostat działa dla nas jako tzw. podmiot przetwarzający czyli ma dostęp do nagrań tylko po to, żeby zapewnić działanie systemu. Mamy z Ringostatem podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).

Nagrania mogą być też przekazane:

• naszym pracownikom, którzy obsługują reklamacje i jakość — w zakresie, w jakim to konieczne,
• kancelarii prawnej, jeśli z Twoją sprawą wiąże się spór lub roszczenie,
• organom państwowym (sąd, prokuratura, UODO), jeśli prawo nas do tego zobowiąże.

Gdzie fizycznie są przechowywane Twoje nagrania?

Na serwerach w Unii Europejskiej. Ringostat posiada certyfikat ISO/IEC 27001 dotyczący bezpieczeństwa informacji, a my regularnie weryfikujemy ten status. Ringostat może korzystać z usług dalszych podmiotów przetwarzających (podprocesorów), wskazanych w jego dokumentacji (np. na stronie internetowej Ringostatu). Zapewniamy, że wszyscy tacy podprocesorzy spełniają wymogi RODO, a dane są przetwarzane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej.

Jak długo trzymamy nagrania?

• Standardowo — maksymalnie 3 miesiące od dnia rozmowy. Potem system automatycznie nadpisuje plik.
• Jeśli nagranie jest potrzebne jako dowód w sprawie (reklamacja, spór sądowy, postępowanie przed urzędem) — trzymamy je do prawomocnego zakończenia tej sprawy.

Co możesz zrobić?

W każdej chwili masz prawo:

• poprosić o wgląd — zażądać dostępu do swoich danych — w tym do odsłuchania nagrania, w którym brałeś udział,
• poprawić lub usunąć — zażądać poprawienia lub usunięcia danych,
• ograniczyć — zażądać, żebyśmy ograniczyli przetwarzanie,
• sprzeciwić się — powiedzieć nam, że nie chcesz, żebyśmy dalej przetwarzali Twoje dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (czyli pkt 2 z tabeli powyżej),
• złożyć skargę — złożyć skargę do Prezesa UODO, jeśli uznasz, że robimy coś źle.

Nie chcesz, żeby rozmowa była nagrywana?

Nasze centrum telefoniczne działa w oparciu o automat nagrywający każde połączenie. Rejestrowane są rozmowy z pracownikami, jak i z naszym asystentem głosowym (AI VoiceBotem). Z przyczyn technicznych nie mamy możliwości wyłączenia nagrywania pojedynczej rozmowy – nagrywane są wszystkie połączenia obsługiwane przez system.

Jeżeli nie zgadzasz się na nagrywanie, możesz w każdej chwili zakończyć połączenie i skontaktować się z nami w inny sposób, np.:

• emailem (adres znajdziesz na naszej stronie),
• przez formularz kontaktowy,
• za pośrednictwem naszych profili w mediach społecznościowych,
• osobiście w siedzibie firmy.

Sama informacja w słuchawce („Rozmowa jest nagrywana”) nie odbiera Ci żadnych praw – nadal przysługuje Ci m.in. prawo dostępu do nagrania, jego kopii, sprostowania danych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo złożenia skargi do Prezesa UODO. Szczegóły znajdziesz w pozostałej części tej polityki prywatności.

Call tracking — czyli dynamiczne numery na stronie

Jeśli wchodzisz na braciapietrzak.pl, możesz zobaczyć różne numery telefonu, w zależności od tego, czy trafiłeś do nas z Google, z Facebooka, z reklamy czy wpisując adres bezpośrednio. Robimy to, żeby wiedzieć, które nasze działania marketingowe faktycznie generują kontakt i nie wydawać pieniędzy na to, co nie działa.

Call tracking wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne i marketingowe w banerze na naszej stronie przypisujemy Ci dynamiczny numer telefonu, dzięki czemu wiemy, z jakiego źródła (np. Google, Facebook, reklama, wejście bezpośrednie) trafiłeś na naszą stronę.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednie przepisy o cookies). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Czy decydujemy o czymś automatycznie?

W trakcie rozmowy możesz rozmawiać z naszym asystentem głosowym opartym na sztucznej inteligencji (AI VoiceBot). System automatycznie rozpoznaje Twoje odpowiedzi i zapisuje je w naszym systemie (np. CRM), aby przekazać sprawę odpowiedniej osobie.

Nie podejmujemy jednak wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały – ostateczne decyzje (np. o zawarciu umowy, warunkach usługi) podejmują nasi pracownicy.

Masz pytanie albo chcesz skorzystać ze swoich praw?

Napisz na biuro@braciapietrzak.pl albo zadzwoń pod numer wskazany na stronie. Odpowiemy w ciągu ustawowych 30 dni, jednak zwykle zajmuje nam to jedynie zdecydowanie krócej.